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Segundo Claudia Matarazzo, em Net.com.classe, a comunicação por emails é prática e muito rápida mas nem sempre a solução adequada para determinados casos. Antes de enviar um, pense se não é o caso de discutir o assunto em uma reunião, um almoço, ou até mesmo em um telefonema.
 
Emails devem ser mensagens curtas e simples. 
 
Curta não quer dizer telegráfica: saudação e assinatura ainda são necessárias. Assim como deve-se chegar a um local e apresentar-se a que o receber, faça o mesmo com sua mensagem. Se sua resposta for longa, envie em um anexo. Aliás, anexos: use e abuse! Eles são ótimos para enviar qualquer conteúdo que complemente a mensagem ou tudo o que puder ser "retirado" do seu conteúdo sem que se perca o sentido. Poupa tempo e evita que se abra um longuíssimo email em um momento pouco propício.
 
Abreviaturas: algumas são óbvias. Porém, evite usá-las em exagero, principalmente com quem você não tem intimidade. Emoticons são engraçadinhos mas também devem ser evitados no campo profissional.
 
Ao repassar uma mensagem, tenha o cuidado de digitar algumas palavras ao novo destinatário. Simplesmente usar o botão "Encaminhar" demonstra, além de preguiça, uma clara falta de consideração. Deveria ser óbvio, mas não é: não repasse piadinhas indiscriminadamente. Nem correntes religiosas, avisos de vírus, mensagens eróticas. Este tipo de coisa abarrota a rede de lixo além de ser pra lá de inconveniente.
 
E por falar em lixo: limpe a sua lixeira eletrônica sistematicamente. Principalmente no trabalho, faz a maior diferença: agiliza a comunicação (e aumenta a produtividade de fato, abrindo espaço na sua caixa) além de ser um claro sinal de civilidade cibernética.
 
Cópias: ao mandar um email comercial com cópia a regra é mais ou menos igual à da comunicação escrita: Lembre-se da hierarquia nessa hora.  Se for usar o CCO (com cópia oculta) (ou bcc - blind copies), coloque o seu endereço no destinatário e o grupo em cco. Seus amigos não saberão se a mensagem foi enviada para duas, vinte ou duzentas pessoas. Porque é muito incoveniente ler uma imensa barra de rolagem de endereços antes de um texto. E vc ainda protege o email do seu amigo, que não queria necessariamente que os seus outros 335 amigos soubessem o email dele. Se ele quiser pode fazer isso no Facebook, mas não seja o agente dessa divulgação.
 
Emails, em sua maioria, devem ser respondidos. Faça-o nem que demore alguns dias. Estabeleça prioridades. Mas não adianta entrar em crise. Querer acompanhar a agilidade da internet é impossível. Se organize para dar conta disso sem atropelos. Tenha consciência que deixar de responder a um email é o mesmo que ignorar um telefonema.
 
Assim como é importante responder a um email, não se deve cobrar uma resposta. Nada de mensagens de reforço perguntando se "recebeu" a anterior. Lembre-se que as pessoas podem estar longe do computador, podem ter ficado o dia fora e ainda não ter checado o smartphone. Raro, mas acontece. Portanto, ao enviar uma mensagem, dê um tempo real de resposta. Lembre-se que quem digita é a pessoa e não o equipamento.
 
Convites por email: se o evento for uma reunião informal na sua casa ou um evento comercial não há problema em mandar um email. Mas com a antecedência necessária para que chegue, o destinatário abra e possa se organizar para comparecer. Mandar na véspera, denota falta de organização por parte de quem manda e de consideração para com o convidado. Porém, convites para casamentos e outros encontros formais não devem ser mandados por email.
 
Fabio Cunha

Comentários   

 
0 #1 e-mailJovino Goncalves 26-09-2014 13:53
Hoje antes de escrever um e-mail retornei a esse artigo e o li novamente para usar as sábias dicas postadas aqui.
 

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