5W2H ou 5B2F? (Oseas Heckert)

No mundo empresarial onde tudo visa aos resultados, leia-se lucro, não param de surgir ferramentas e metodologias para mitigar riscos e aumentar o binômio qualidade-produtividade, num processo de melhoria contínua.

No Japão industrial pós-guerra, gurus como Shewhart e Deming introduziram ferramentas práticas para a gestão da qualidade, como o método PDCA[1], que se aplica a qualquer organização ou qualquer pessoa que queira aumentar a probabilidade de atingir seus objetivos.

Primeiro, é preciso saber onde se quer chegar. (Para quem não sabe aonde ir, qualquer caminho serve, já dizia certo gato risonho que está em cartaz).

Daí, começa a “rodar” o PDCA: Plan (planejar), Do(fazer), Check(medir), Act(analisar). 

Rodar, porque sempre importa recomeçar o ciclo. Tão simples quanto isto.

Começar a fazer(Do), sem ter um plano(Plan) gera desperdício de recursos.

Executar(Do) as ações planejadas sem medir(Check) para saber se o curso tomado está levando para mais próximo do objetivo, só faz postergar surpresas desagradáveis.

Medir(Check),  tomar conhecimento dos desvios em relação ao objetivo almejado, e não tomar providências(Act) para retomar o curso planejado, é insanidade. 

Este ciclo deve ser repetido quantas vezes se fizer necessário, conforme o escopo, o prazo, os custos e os riscos envolvidos.

O ciclo PDCA começa com o planejamento.  Depois de estabelecer uma meta, é preciso identificar problemas (existentes ou potenciais) que atrapalham atingir a meta.  Para tanto, deve-se analisar o fenômeno (sintomas, informações disponíveis relacionadas aos problemas), analisar o processo e identificar as causas fundamentais (as causas das causas), pois é preciso atacar a causa e não o sintoma.

Para elaborar o plano de ação, há outra ferramenta muito simples e prática: 5W2H. Um check list de 7 perguntas, 5Ws+2Hs:

What (o que será feito?) – detalhar as etapas do plano, ações específicas;

Who (quem fará?) – deve haver um (e apenas um) responsável, outros envolvidos na ação poderão ser indicados como atores coadjuvantes;

When (quando será feito?) – data e hora de início e fim previstos, lembrando que poderá haver dependência entre as ações;

Where (onde será feito?) – local de cada ação;

Why (por que será feito?) – identificar o motivo de cada ação, para ter certeza de que ela contribui para atingir o objetivo;

How (como será feito?) – o grau de detalhe do método (caminho para atingir a meta) dependerá da complexidade e dos riscos envolvidos na ação;

How Much (quanto custará?) – lembrando que toda ação visa ao lucro, saber o custo é fundamental.

 Será que este método também se aplica a organizações do terceiro setor que não visam ao lucro?

Segundo Vicente Falconi, guru brasileiro da Qualidade, “as métricas financeiras são as principais, não só para empresas, mas também para governos e até para igrejas. Nada existe sem recursos financeiros, que são meios de troca de trabalho humano”.[2]  Ele complementa seu argumento, alertando que no 1º setor deveria existir igual preocupação com a produtividade, que ele define como “fazer cada vez mais com cada vez menos”.  Eu concluo que, certamente, esse conceito se aplica ao 3º setor, onde se incluem as igrejas e iniciativas de cunho social (que, por sinal, deveriam andas juntas).

Entretanto, a sabedoria dos Provérbios nos ensina que o coração do homem pode fazer planos, mas a resposta certa vem de Deus[3].  Por mais que as ferramentas nos ajudem a analisar sintomas e causas, jamais teremos a compreensão de todas as variáveis envolvidas quando se trata do ser humano.  Nessa hora, importa haver humildade para reconhecer nossas limitações e submeter nossos planos à validação de Deus que tudo conhece. 

O que nos leva a refletir sobre o método 5 pães e 2 peixinhos ou 5B2F (5 Breads + 2 Fishes, porque em Inglês tudo parece ter mais valor).  Só Deus pode transformar nosso pouco em muito, e multiplicar os resultados.

Qual método usar: 5W2H ou 5B2F? 

Na dúvida, vale seguir o conselho de certo sábio que recomendou trabalhar como se tudo dependesse exclusivamente de você e, ao mesmo tempo, confiar totalmente em Deus.